Wiseplan presta este servicio en Perú
Acompañamos a empresas de Lima y regiones con outsourcing de planillas. Si quieres evaluarlo para tu empresa, escríbenos y te enviamos una propuesta.
En esta guía explicamos qué incluye (y qué no) un servicio de planillas, cómo funcionan los modelos de cobro del outsourcing de planilla, cómo calcular si te conviene frente a un equipo propio, en qué se diferencia de la intermediación laboral y cómo implementarlo semana a semana. Si buscas una explicación más general del servicio, revisa nuestra guía de outsourcing de planillas en Perú; si ya estás comparando proveedores, tenemos un listado en empresas de outsourcing de planillas en Perú.
En el lenguaje de las empresas, «tercerizar la planilla» significa entregar a un tercero la gestión administrativa de la nómina: el cálculo de remuneraciones, descuentos y aportes, la emisión de boletas, las declaraciones ante SUNAT y el control de beneficios sociales. En otros países se le llama outsourcing de nómina o payroll outsourcing, y al proveedor se le conoce como proveedor de nómina. Es, en esencia, la externalización de un proceso administrativo.
Lo importante es lo que no cambia: los trabajadores siguen siendo tuyos. Tu empresa los contrata, los dirige, fija sus remuneraciones y figura como empleadora en el T-Registro y en la PLAME. El proveedor actúa por encargo tuyo y con la información que tú le entregas. Esto lo distingue de dos figuras laborales que suelen confundirse con el servicio de planillas y que tienen su propia regulación: la intermediación laboral y la tercerización de servicios, que vemos más adelante.
Dicho de forma simple: en el outsourcing de planilla compras un servicio de procesamiento y cumplimiento; no trasladas el vínculo laboral ni la responsabilidad de empleador. Esa diferencia define qué puedes exigir al proveedor, qué debe quedar en el contrato y quién responde ante una inspección.
No existe un alcance estándar obligatorio. Cada proveedor arma su propuesta con un núcleo de servicios y una lista de adicionales. Lo que sí existe es un conjunto de tareas que cualquier planilla en régimen general debe resolver cada mes y cada semestre. Esta es la base razonable que deberías pedir.
La regla práctica: todo lo que no esté escrito en la propuesta, asume que no está incluido. Pide el alcance como lista cerrada de entregables con fecha.
El precio de un servicio de planillas depende menos del nombre del proveedor y más de cómo cobra y de qué incluye. En el mercado peruano verás tres modelos, a veces combinados.
Es el modelo más común. Pagas un monto mensual por cada trabajador que figura en la planilla del mes, normalmente con tramos: mientras más trabajadores, menor el precio unitario. Es fácil de entender y escala con tu empresa. Su riesgo está en la letra chica: qué cuenta como «trabajador procesado» (¿los cesados del mes?, ¿los practicantes?, ¿los que solo cobran una liquidación?) y si existe un mínimo mensual que pagas aunque tengas pocos trabajadores.
El proveedor cobra un monto plano por un rango de trabajadores (por ejemplo, «hasta cierto número de colaboradores») y por un alcance definido. Da previsibilidad presupuestaria y conviene a empresas con dotación estable. El punto a revisar es qué pasa cuando superas el rango y cómo se cobran los meses con más carga, como julio y diciembre por gratificaciones o mayo y noviembre por CTS.
Se parte de un servicio base y se suman módulos: planilla confidencial de gerencia, control biométrico, portal de autoservicio, asesoría legal laboral, cálculo de liquidaciones, reportes a medida. Es el modelo más flexible y el más difícil de comparar, porque dos propuestas con el mismo precio pueden cubrir cosas muy distintas.
El error más frecuente es comparar la tarifa del proveedor con el sueldo bruto de un analista de planillas. El costo real de una planilla interna incluye cargas sociales, beneficios, herramientas, supervisión y el costo de los errores. La forma correcta es construir dos números anuales y compararlos con el mismo alcance.
Con los datos legales vigentes, el costo anual para el empleador de un trabajador en régimen general puede aproximarse así:
Ejemplo ilustrativo (cifras ficticias): supongamos un analista de planillas con una remuneración de S/ 4,000 mensuales, en ONP y sin EPS.
El 13 % de ONP no suma al costo del empleador porque se descuenta al trabajador. Tampoco incluimos asignación familiar, que dependerá de cada caso. Reemplaza la remuneración del ejemplo por la de tu equipo real y multiplica por el número de personas o por la fracción de tiempo que dedican a planilla.
Suma la tarifa anual (por trabajador, fija o por módulos), el costo de implementación prorrateado en la duración del contrato, los adicionales que vas a usar de verdad y el tiempo interno que seguirás dedicando: alguien en tu empresa tiene que enviar novedades, aprobar el cálculo y responder consultas. Ese tiempo baja mucho, pero no llega a cero.
Si el costo del proveedor es similar o menor que el del área interna, la decisión suele ser sencilla. Si es mayor, evalúa lo que no aparece en la suma: continuidad del servicio, menor dependencia de una sola persona, confidencialidad de sueldos de gerencia, trazabilidad documental ante una inspección y tiempo liberado del equipo de recursos humanos para tareas estratégicas. Profundizamos esta comparación en outsourcing de recursos humanos vs. departamento interno.
| Aspecto | Área interna de planillas | Outsourcing de planilla |
|---|---|---|
| Estructura de costo | Fijo: remuneraciones, cargas sociales, software y supervisión | Variable o fijo pactado: por trabajador, tarifa plana o por módulos |
| Continuidad | Depende de una o pocas personas | Equipo del proveedor con respaldo ante ausencias |
| Actualización normativa | Responsabilidad del equipo propio | Incluida en el servicio si así se pacta |
| Control y flexibilidad | Máximo control y cambios inmediatos | Cambios sujetos a plazos de corte acordados |
| Confidencialidad de sueldos | Los sueldos de gerencia quedan visibles para el equipo interno | Posibilidad de planilla confidencial gestionada por el proveedor |
| Responsabilidad ante SUNAFIL y SUNAT | Del empleador | Sigue siendo del empleador; el contrato define cómo responde el proveedor por sus errores |
| Tecnología | Compra y mantenimiento de software propio | Plataforma, extranet y portal del colaborador del proveedor |
| Mejor para | Planillas muy grandes, con equipo maduro y sistemas propios | Empresas pequeñas y medianas, filiales extranjeras, empresas en crecimiento |
La palabra «tercerización» genera confusión porque en Perú también nombra a una figura laboral regulada. Conviene separar tres conceptos:
El proveedor procesa la planilla de tus trabajadores. No hay desplazamiento de personal ni cambio de empleador. Es un contrato de prestación de servicios entre dos empresas, y el proveedor no dirige a tus trabajadores.
Una empresa de servicios destaca a sus propios trabajadores para que presten servicios en la empresa usuaria. La Ley 27626 regula esta figura y limita los supuestos en que puede usarse, con requisitos especiales para las empresas que la realizan. Aquí el empleador es la empresa de servicios, no la usuaria. Si lo que necesitas es personal temporal y no un servicio de planilla, esta es otra conversación, con reglas propias.
Una empresa contratista asume, con sus propios recursos, su propio personal y bajo su propio riesgo, una parte integral del proceso productivo de la empresa principal. La Ley 29245 y su reglamento, el D.S. 006-2008-TR, establecen las condiciones para que la tercerización sea válida, como la autonomía de la contratista, y prevén responsabilidades para la empresa principal respecto de las obligaciones laborales de los trabajadores desplazados.
¿Por qué importa? Porque si un proveedor te ofrece «tercerizar» trabajadores (es decir, que pasen a su planilla mientras siguen trabajando para ti bajo tus órdenes), ya no estás contratando un servicio de planillas: estás entrando en el terreno de la intermediación o de la tercerización de servicios, con requisitos y riesgos distintos. Si tienes dudas sobre en qué figura cae tu caso, vale la pena una revisión con consultoría de RR. HH. antes de firmar.
Tercerizar el proceso no traslada la obligación legal. Frente a SUNAT y SUNAFIL, quien declara y responde es el empleador. Lo que cambia es quién ejecuta las tareas y cómo se reparte la responsabilidad entre tu empresa y el proveedor por la vía contractual.
Cuando SUNAFIL inspecciona, pide documentos. Un buen proveedor no solo calcula: mantiene la documentación ordenada y disponible para que puedas responder un requerimiento en días, no en semanas. Si la inspección escala a un proceso, ya necesitas otro tipo de apoyo, como el de defensa laboral.
Un cambio de proveedor o el paso de planilla interna a externa no debería hacerse «de un mes para otro». El calendario siguiente es una referencia para una empresa mediana con régimen general; las planillas pequeñas pueden comprimirlo y las que tienen varios regímenes, sedes o conceptos variables pueden necesitar más tiempo.
Levantamiento de la planilla actual: número de trabajadores, regímenes, conceptos de pago, centros de costo, calendario de pago, sistema usado y problemas conocidos. Se define el alcance final y quién será el responsable interno del servicio.
Tu empresa entrega datos maestros de trabajadores, contratos, historial de remuneraciones de al menos los últimos seis meses, últimos cálculos de CTS y gratificaciones, PLAME presentadas, saldos de vacaciones y retenciones de quinta acumuladas en el año.
El proveedor configura conceptos, fórmulas, cuentas contables, bancos y formatos de boleta. Se acuerdan los plazos de corte mensuales y el flujo de aprobación.
Revisión cruzada de la información migrada contra las últimas planillas y declaraciones. Es el momento de detectar diferencias heredadas, como CTS mal calculadas o trabajadores con datos incompletos en T-Registro.
Durante al menos un mes, la planilla se calcula de las dos formas (interna o proveedor anterior y nuevo proveedor) y se comparan los resultados concepto por concepto. Cada diferencia se explica antes de avanzar.
El proveedor procesa la planilla oficial, emite boletas, entrega el archivo bancario y prepara la PLAME. Tu equipo revisa y aprueba.
Revisión del primer ciclo completo, ajustes de reportes, activación del portal de autoservicio para trabajadores y definición de indicadores de servicio: puntualidad, errores por planilla y tiempos de respuesta.
Consejo de calendario: evita que la primera planilla en producción coincida con julio, diciembre, mayo o noviembre. Gratificaciones y CTS agregan cálculos y plazos que es mejor no estrenar con un proveedor nuevo.
Una tarifa baja con alcance reducido termina costando más cuando cada liquidación, reproceso o reporte se cobra aparte. Compara siempre con el mismo alcance.
Si la planilla interna arrastraba cálculos incorrectos de CTS, gratificaciones o quinta categoría, el nuevo proveedor los replicará si nadie los revisa. La validación de datos y el paralelo existen para detectarlos.
Sin fecha límite para enviar horas extras, licencias o ingresos, el proveedor recibirá información tarde y la planilla saldrá con errores o fuera de plazo. El corte debe estar en el contrato y en el calendario de tu equipo.
Tercerizar no es olvidarse. Alguien en tu empresa debe aprobar el cálculo, revisar que la PLAME se presentó y que los depósitos de CTS se hicieron. Un control mensual de quince minutos evita sorpresas de meses.
Si el proveedor trabaja en su propio sistema y el contrato no obliga a entregar el histórico, cambiar de proveedor será lento y caro. Acuérdalo desde el inicio.
Pasar trabajadores a la planilla del proveedor para «ahorrar» no es outsourcing de planilla y puede generar contingencias laborales importantes. Si ese es el objetivo, consulta primero a un especialista.
La tercerización no es la mejor respuesta para todas las empresas. Puede no convenirte si:
En cambio, suele convenir a empresas pequeñas y medianas, a filiales de empresas extranjeras que inician operaciones en Lima, a empresas en crecimiento que no quieren armar un área desde cero y a organizaciones que necesitan mantener confidenciales los sueldos de su plana gerencial.
En Wiseplan el outsourcing de planillas es uno de nuestros servicios centrales, junto con la búsqueda de talentos, la consultoría de recursos humanos y la defensa laboral. Trabajamos con la planilla de tu empresa sin cambiar al empleador: tus trabajadores siguen siendo tuyos y nosotros nos encargamos del proceso.
Partimos con un diagnóstico de tu planilla actual, definimos el alcance por escrito y seguimos un calendario de implementación con planilla en paralelo antes de la primera planilla oficial. Si además necesitas apoyo en temas laborales, puedes complementar el servicio con nuestra consultoría de RR. HH. o con defensa laboral. Para recibir una propuesta con alcance y modelo de cobro claros, escríbenos desde contacto.
No hay una tarifa única. Los proveedores cobran por trabajador procesado (con tramos), con una tarifa fija mensual por rango de trabajadores o por alcance y módulos, y a veces suman un costo de implementación. Para saber si conviene, compara la propuesta con el costo anual completo de tu área interna (remuneraciones, gratificaciones, CTS, EsSalud, software y supervisión) con el mismo alcance.
Como base, el cálculo mensual de remuneraciones, retenciones de ONP o AFP y quinta categoría, el aporte a EsSalud, las boletas, la PLAME, el T-Registro, la CTS, las gratificaciones y las liquidaciones de cese. Suelen cobrarse aparte la planilla confidencial, el control biométrico, la asesoría legal y las regularizaciones de periodos anteriores.
No. En el outsourcing de planillas el proveedor procesa la planilla de tus propios trabajadores y tu empresa sigue siendo el empleador. La intermediación laboral (Ley 27626) y la tercerización de servicios (Ley 29245 y D.S. 006-2008-TR) son figuras en las que el personal pertenece a otra empresa y tienen requisitos propios.
Como referencia, entre cuatro y ocho semanas: diagnóstico, entrega de información, parametrización, validación de datos, al menos un mes de planilla en paralelo y la primera planilla en producción. Conviene no estrenar al proveedor en meses de gratificación o de depósito de CTS.
El empleador sigue siendo el responsable ante SUNAFIL y SUNAT. Por eso el contrato con el proveedor debe definir quién asume multas o recálculos cuando el error es suyo, los plazos de corte y el acompañamiento en inspecciones. En Wiseplan lo dejamos por escrito; conoce el servicio en outsourcing de planillas.
¿Quieres saber cuánto te costaría tercerizar tu planilla?
Revisamos tu planilla actual y te enviamos una propuesta con alcance, modelo de cobro y calendario de implementación por escrito.
